MESSE — fünf Buchstaben, die Marketing- und Vertriebsmitarbeitern Schweißperlen auf die Stirn treiben. Die Vorbereitung und Umsetzung eines Messeauftritts sind nicht nur kosten- sondern auch arbeitsintensiv. Dass sich dennoch so viele Unternehmen diesem Stress stellen, hat einen einfachen Grund: Messen sind ein zentraler Anker innerhalb der Marktkommunikation. Sie dienen als hervorragende Plattform, um die eigene Marke innerhalb der Branche und gegenüber Mitbewerbern zu positionieren. Kundenkontakte können gepflegt, Neukunden akquiriert werden. Das Wort IMAGE (auch fünf Buchstaben) blinkt sichtbar an allen Messeständen und wird dort auch von der eigenen Belegschaft und potenziellen Arbeitskräften wahrgenommen.
Und es gibt noch eine weitere Zielgruppe, die aufmerksam über die Messen der Nation schlendert, jedoch häufig übersehen wird - die Medienvertreter und Multiplikatoren. Dabei sind sie es, die mit nur einem Artikel oder Blog-Beitrag gleich mehrere tausend Empfänger erreichen können. Grund genug, sich in Sachen PR- und Pressearbeit fit zu machen. Wir haben für Sie die fünf wichtigsten "Messe-Presse-To-Dos" zusammengestellt.
Messen, vor allem die großen, sind ein wichtiges Thema für die (Fach-)Presse. Deshalb planen relevante Medien meist Sonderseiten oder gar ganze Sonderausgaben als Messe-Vorschau ein. In diesen Berichten aufzutauchen, hat zwei Vorteile: Schon vor Messestart erreichen Sie potenzielle Besucher - und das in tausendfacher Auflage! Zudem können Sie erste Kontakte mit den Redaktionen knüpfen.
Dabei gilt: früh sein lohnt sich! Denn die Vorläufe in der Pressearbeit sind lang. Viele Branchenmedien erscheinen nur einmal im Monat. Sie sollten die Redaktionen daher bereits 6-8 Wochen vor Messebeginn in Form einer Pressemitteilung über Ihre Teilnahme informieren. Neben der Hallen- und Standnummer sollten hier auch erste Informationen über Neuheiten kommuniziert werden. Natürlich müssen Sie nicht alle Ihre Trümpfe auf einmal ausspielen. Machen Sie die Journalisten und Leser neugierig auf Ihren Messestand, Neuprodukte und geplante Aktionen.
Und noch etwas. Viele der größeren Messen veröffentlichen eigene Messezeitschriften. Diese werden am Eingang kostenlos ausgeteilt. Erkundigen Sie sich doch vorab einmal über die Konditionen.
Die Pressemappe hat noch lange nicht ausgedient. Ganz im Gegenteil – für Medienvertreter ist sie DIE zentrale Informationsquelle. Die Mappe sollte daher mit ausreichend Vorlauf und möglichst vollständig erstellt werden. Inhalt sind neben dem Unternehmensporträt, alle Pressetexte zu Neuprodukten. Auch im digitalen Zeitalter sollte die Pressemappe ausgedruckt vorliegen, allerdings in Kombination mit einem Datenträger (CD oder besser noch USB-Stick), der alle Texte sowie Videos, Audio- und Bildmaterial enthält. Auf der Messe selbst gibt es im Pressezentrum entsprechende Pressefächer, die bestückt werden können. Zudem bieten manche Veranstalter auf ihrer Webseite digitale Pressefächer zum Upload der Informationen im Vorfeld an.
Messen sind die ideale Gelegenheit, mit Journalisten ins Gespräch zu kommen. Denn bei den großen Branchenmessen sind die Fachredaktionen aus ganz Deutschland vor Ort. Je nachdem wie bahnbrechend Ihre Neuheiten sind, können Sie individuelle Pressegespräche oder gar eine Pressekonferenz durchführen. Für letztere bieten viele Messen eigene Räumlichkeiten an.
Egal für welche Form der Presseansprache Sie sich entscheiden, die Medien sollten frühzeitig schriftlich eingeladen werden. Am besten vier Wochen vor Messebeginn, dann bleibt den Redaktionen ausreichend Zeit, die Termine zu planen. Für Pressegespräche rufen Sie die Journalisten am besten zwei Wochen vorher gezielt an und vereinbaren ein Treffen.
Am Stand sollten Sie hierfür eine gemütliche Gesprächsecke einrichten und einen festen Ansprechpartner für die Presse bestimmen. Klären Sie zudem im Vorfeld wer im Unternehmen für Interviews und Gespräche zur Verfügung steht und halten Sie Informationen wie Zahlen, Daten und Fakten bereit.
Falls Ihr Unternehmen auf Social-Media-Kanälen unterwegs ist, dann nichts wie ran. Twitter, Xing, Facebook und Co. lassen sich hervorragend für Ihre Messekommunikation nutzen. Laden Sie User und Follower zu einem Besuch an Ihren Messestand ein und informieren Sie über News und Aktivitäten – auch während der Messe. Wichtig: teilen Sie Fotos und VIDEOS, z. B. vom Messeaufbau, einem Vortrag, einer Produktpräsentation oder von gut gelaunten Kollegen.
Ach, und denken Sie an dieser Stelle doch auch einmal über das Thema Blogger-Relations nach...
Ja, der Spruch geht anders und bestimmt wartet bereits die nächste Messe. Für die PR-Beauftragten ist der aktuelle Messe-Job aber noch nicht erledigt. Konnten Sie einen neuen Kunden an Land ziehen oder zeichnen sich Kooperationen und andere Projekte ab? Dann berichten Sie doch darüber in einer Pressemitteilung.
Auf jeden Fall gehört es zur Nachbereitung, die Journalisten aus den Pressegesprächen noch einmal zu kontaktieren und eine Liste mit Pressekontakten (Verteiler) zu erstellen. Sammeln Sie zudem alle Artikel, in denen Ihr Unternehmen genannt wurde und recherchieren Sie die Auflagen dieser Magazine. Wie viele Gespräche wurden geführt, welche neuen Redaktionskontakte gibt es, wo und wie häufig ist Ihr Unternehmen in den Medien genannt worden? Diese und weitere Fragen helfen Ihnen dabei, den Erfolg Ihrer Messe-PR zu bewerten.
Sie haben es hoffentlich gemerkt — mit Messe-PR kennen wir uns aus. Falls Sie eine Messe planen und Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Sprechen Sie uns einfach an!
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